الفاتورة وعرض السعر والإيصال: المستندات موضّحة
عرض السعر والتقدير والفاتورة والإيصال والإشعار الدائن: كل منها يعلّم مرحلة مختلفة من المعاملة نفسها. استخدام الصحيح يمنع الالتباس.
معاملة واحدة وخمسة مستندات
| المستند | الغرض | التوقيت |
|---|---|---|
| عرض السعر | عرض بسعر ثابت | قبل العمل |
| التقدير | سعر تقريبي | قبل العمل |
| الفاتورة | طلب الدفع | عند التسليم |
| الإيصال | إثبات الدفع | بعد الدفع |
| الإشعار الدائن | إلغاء/تخفيض مبلغ | بعد خطأ |
عرض السعر
عرض السعر عرض بسعر ثابت مع مدة صلاحية. يحمي الطرفين. أدرج دائمًا تاريخ صلاحية وشروطًا. أنشئه مع مولّد عروض الأسعار.
التقدير
التقدير رقم تقريبي قابل للتغير. مناسب لمرحلة الاستكشاف. وضّح أنه تقدير لا عرض سعر.
الفاتورة
الفاتورة طلب الدفع الرسمي بعد التسليم. تشير إلى عرض السعر أو النطاق المتفق عليه وتذكر المبلغ والضرائب والشروط. راجع كيف تنشئ فاتورة.
الإيصال
الإيصال يؤكد استلام الدفع. مهم عندما يحتاج العميل إثباتًا محاسبيًا. أنشئه مع أداة إيصال الدفع.
الإشعار الدائن
الإشعار الدائن يخفض أو يعكس فاتورة صادرة — لمرتجع أو زيادة أو تصحيح. لا تحذف فاتورة صادرة؛ ألغِها رسميًا بـ إشعار دائن.
دورة نظيفة
- أرسل عرض سعر واحصل على قبول.
- نفّذ العمل.
- أرسل فاتورة عند التسليم.
- عند الدفع أصدر إيصالًا عند الطلب.
- عند أي خطأ أصدر إشعارًا دائنًا.
لماذا يهم
التوثيق المتسق يوحي بالاحترافية ويسرّع الدفع ويجهّز دفاترك. الناس يدفعون لمن يبدو منظمًا.